TEORI PENGENDALIAN (Materi Kuliah Teori Perencanaan dan Pengendalian)

PENGENDALIAN

X. 1. DEFINISI DAN PENGERTIAN PENGENDALIAN

         

Pengawasan atau pengendalian (untuk selanjutnya kata tersebut akan sering dipertukarkan) dalam organisasi didefinisikan sebagai segala sesuatu yang dilakukan untuk mengatur aktifitas dan proses di dalam organisasi. Dengan pengendalian berarti mengevaluasi penggunaan sumberdaya organisasi pada suatu standar yang berjalan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam pengertian yang lebih sederhana lagi, pengawasan didefinisikan sebagai sebuah proses yang dilakukan oleh seorang manajer untuk memastikan bahwa pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana.

Control (Pengendalian) adalah suatu cara atau alat yang ditempatkan untuk memastikan bahwa hal-hal yang strategik telah dicapai. Pengendalian berarti proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan, aktivitas perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan mereka.

Robert J. Mockler mendefinisikan pengendalian sebagai usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan untuk mendesain sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Pengendalian merupakan fungsi manajemen yang mengaitkan dan menyatukan fungsi-fungsi lainnya. Melalui pengendalian manajer menetapkan dan mengkomunikasikan standar pelaksanaan tugas bagi karyawan dan bagi keseluruhan proses organisasi. Fungsi ini penting karena manajer berkepentingan untuk menjaga kepuasan pelanggan, menjaga relasi, menghemat pengeluaran operasional, mengembangkan cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan organisasi, serta mengkoordinasikan seluruh aktifitas organisasi, yang  keseluruhannya hanya dapat terlaksana sesuai rencana melalui system pengendalian. Pengendalian bukan sekedar pengawasan namun lebih pada proses menyusun system dasar untuk pengalokasian dana, pengembangan SDM, analisis kinerja keuangan, dan pengevaluasian keseluruhan kinerja organisasi.

X. 2. TUJUAN DAN MANFAAT PENGENDALIAN

Ada enam tujuan atau manfaat  pokok dari pengendalian dalam organisasi, yakni

1.    Pengendalian membuat rencana menjadi efektif. Manajer perlu mengarahkan pekerjaan karyawannya, memastikan perkembangan pelaksanaannya, serta memantau feedback yang diterima agar operasional organisasi tetap sejalan  dengan rencana.

2.   Pengendalian memastikan aktifitas organisasi konsisten. SOP, Kebijakan dan berbagai prosedur pelaksanaan yang selain berfungsi sebagai rencana juga berfungsi sebagai alat pengendalian agar keseluruhan operasional organisasi terintegrasi.

3.   Pengendalian membuat organisasi menjadi efektif. Organisasi memerlukan pengendalian jika menginginkan tugas-tugas terselesaikan dan tujuan tercapai.

4.   Pengendalian membuat organisasi efisien. Efisiensi mungkin paling banyak dicapai melalui pengendalian daripada melalui fungsi-fungsi manajemen lainnya.

5.   Pengendalian menyediakan umpan balik bagi aktifitas organisasi. Melalui pengendalian bukan hanya pengukuran kemajuan on the spot dan on the right time, tapi juga menyediakan umpan balik bagi pelaksananya. Umpan balik ini sangat penting bagi proses pengendalian agar tetap berjalan on the track.

6.   Pengendalian membantu pembuatan keputusan. Manfaat utama dari pengendalian adalah membantu manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik. Pengendalian membuat manajer menyadari adanya masalah dan memberi informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.

X. 3. LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGENDALIAN

Secara umum proses pengendalian terdiri dari empat langkah sebagai berikut:

1.   Menetapkan standar dan metode mengukur prestasi kerja

Melalui keseluruhan rencana strategik organisasi, manajer menetapkan sasaran-sararan organisasi dan sasaran masing-masing unit secara spesifik berikut standar kinerja yang diharapkan untuk dibandingkan dengan aktifitas organisasi yang senyatanya. Mengkomunikasikan standar dan metode pengukuran kinerja adalah hal yang penting, karena karyawan juga harus menyetujui standar dan metode pengukuran tersebut agar tidak menjadi tindakan yang sewenang-wenang.

2.   Pengukuran prestasi kerja. Pengukuran prestasi atau hasil kerja biasanya disajikan dalam bentuk laporan pengukuran kinerja yang dipantau secara teratur oleh manajer. Oleh karenanya organisasi mestilah menetapkan cara atau alat untuk membantu pengukuran kinerja yang dibutuhkan. Misalnya jika pertumbuhan penjualan merupakan sasaran yang dikerjar, maka organisasi harus memiliki alat atau cara untuk menghimpun dan melaporkan data-data penjualan.

3.  Membandingkan Kinerja dengan standar.  Hasil pengukuran kinerja dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan. Laporan kinerja (misalnya dalam perkuliahan: laporan jumlah kehadiran dalam sebulan, atau laporan pelaksanaan kuliah dalam sebulan, yang dibandingkan dengan starndar jumlah kehadiran dan jumlah penyelenggaraan kuliah tatapmuka)

4.  Mengambil Tindakan Perbaikan.  Apabila kinerja menyimpang dari standar yang telah ditetapkan, manajer harus menentukan perubahan apa yang perlu dilakukan, apakah itu perubahan pada rencana, pada standar atau perubahan pada cara mencapainya, dan menetapkan bagaimana menerapkannya.

X.4. JENIS-JENIS PENGENDALIAN

          Pengendalian dapat dilakuakn dengan berfokus pada saat sebelum, selama dan sesudah sebuah proses berjalan. Sebagai contoh perusahaan yang bergerak di bidang retail akan memeriksa semua barang yang masuk dari pemasok apakah sesuai dengan standar mutu yang tetapkan, memastikan bahwa para tenaga penjual yang direkrut  ramah, trampil mengoperasionalkan computer pembayaran, dan jujur, sebelum penjualan dilakukan; Memonitor bagaimana para penjual berinteraksi dengan pelanggan; serta mengevaluasi hasil penjualan dan tingkat kepuasan pelanggan. Tipe pengendalian demikian disebut pengendalian umpan maju (feedforward control); pengendalian pencegahan (concurrent control); dan pengendalian umpan balik (feedback control) yang akan dijelaskan di bawah ini:

1. Sistem pengendalian umpan maju (feedforward control). System ini merupakan pengendalian yang ditetapkan sebelum pelaksanaan aktifitas. Misalnya system pengadaan karyawan yang menetapkan criteria-kriteria tertentu yang harus dipenuhi sesuai dengan kebutuhan pekerjaan ybs; penentuan calon pejabat negara yang harus memenuhi Fit and Proper Test  dan memenuhi kelayakan Track Record, untuk memastikan bahwa pejabat yang dipilih tepat sesuai agar mampu mengemban tugas dengan baik dan memuaskan.
2. Sistem Pengendalian Pencegahan (Concurrent Control), adalah system monitor yang dikembangkan untuk memantau pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung sesuai dengan standar. Misalnya pabrik makanan yang memiliki alat untuk mengontrol apakah produk yang sedang diproduksi sesuai dengan standar (ukuran, berat, campuran, kualitas, dll) yang ditetapkan, yang dapat dioperasionalkan sendiri oleh karyawan yang bertugas. Jika standar tak terpenuhi, karyawan bisa mengambil tindakan perbaikan sendiri atau melapor pada manajernya manakala ia tidak mampu mengatasinya atau di luar wewenangnya.
3. Pengendalian Umpan balik (Feedback Control), adalah control yang biasanya dilakukan dengan menggunakan informasi  evaluasi berkala pelaksanaan pekerjaan untuk menentukan apakah kinerja sesuai dengan standar. Misalnya jika suatu perusahaan menargetkan kenaikan laba sebesar 12 % tahun berikutnya, maka manajer harus memantau laporan laba perbulan. Apabila setelah 3 bulan kenaikan laba mencapai 3 % maka dapat diasumsikan bahwa rencana berjalan sesuai dengan jadwal.

    Sistem pengendalian umpan balik memiliki 5 komponen berikut:

a.    Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran

b.    Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian

c.    Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik

d.    Serangkaian standar dimana kondisi proses yang diukur dengan standar yang selanjutnya dilakukan evaluasi

e.    Pengatur yang fungsinya untuk membandingkan standar karakteristik proses dengan standar yang mengambil tindakan untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari rencana yang telah ditetapkan.

X. 5. PENGAWASAN INTERNAL DAN PENGAWASAN EKSTERNAL

X.5.1. Pengawasan Internal

          Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan dalam mekanisme intern organisasi itu sendiri. Pengawasan ini bisa dilakukan oleh atasan langsung (Pengawasan Melekat, dalam istilah birokrasi di Indonesia) pada masing-masing unit organisasi, bisa juga dilakukan oleh atasan yang lebih tinggi sampai atasan yang tertinggi. Dalam birokrasi Indonesia, karena luasnya wilayah kerja dan besarnya unit organisasi, pengawasan internal juga dilakukan oleh unit khusus yang disebut Inspektorat (yang ada dalam setiap Departemen/Kementrian).

Pengawasan internal biasanya difokuskan pada hal-hal sebagai berikut :

a.    Input : Jumlah dana, jumlah dan kualitas bahan/material/peralatan yang dibeli dan digunakan, fasilitas-fasilitas yang dimiliki, informasi yang diusahakan dan diperoleh, serta para anggota organisasi/staf/karyawan.

b.    Proses : sesuai tidaknya pelaksanaan aktifitas aktifitas dengan jadwal, standar pelaksanaan, aturan, prosedur, kebijakan, dll. Efektif atau tidaknya sistem-sistem yang digunakan.

c.    Output dan outcome (hasil dan dampak) : kesesuaian hasil dengan target dibandingkan dengan tenaga yang dikerahkan, biaya yang dikeluarkan, waktu yang digunakan. Selain itu juga dampak yang dihasilkan - dampak yang diinginkan maupun dampak yang tidak diinginkan. Dampak yang tidak diinginkan misalnya: organisasi menerapkan aturan disiplin baru yang di satu sisi membuat karyawan lebih disiplin, tapi di sisi lain menimbulkan iklim kecurigaan dan persaingan tak sehat dan adu domba. Dampak juga bisa berwujud misalnya keberhasilan penerapan teknologi hemat energi, namun menghasilkan buangan/polusi yang tak diinginkan, atau harga jualnya menjadi tak terjangkau. 

X.5.2. Pengawasan Eksternal

          Disebut pengawasan eksternal karena berasal dari institusi di luar organisasi yang mendapatkan hak untuk itu.  Misalnya jika di Indonesia bagi organisasi non pemerintah, pengawasan eksternal berkaitan dengan kewajiban pembayaran pajak, aturan lingkungan berkaitan dengan limbah yang dihasilkan, penggunaan tenaga kerja asing, dan berbagai aturan menyangkut keselamatan kerja dan kepegawaian. Bagi organisasi privat, pengawasan ini biasanya hanya dilakukan manakala terjadi kasus.

          Bagi institusi pemerintahan, pengawasan eksternal bisa berarti pengawasan yang dilakukan oleh BPK (Badan Pemeriksa keuangan) BPKP (Badan Pemeriksa Keuangan Pembangunan); KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi), dll. Hal ini dilakukan karena besarnya skala pekerjaan yang dilakukan oleh institusi pemerintah dan untuk memperkuat dan mengantisipasi kekurangan yang bisa terjadi pada pengawasan internal (pengawasan atasan langsung maupun oleh inspektorat). 

          Selain itu, pengawsan eksternal juga bisa berarti pengawasan yang dilakukan oleh internal organisasi bagi factor-faktor di luar organisasi yang akan berpengaruh pada operasional organisasi. Misalnya pengendalian pasar (berapa besar output yang bisa diserap oleh pasar; adanya persaingan, dll); atau pengendalian pasokan untuk menjamin input akan selalu tersedia sesuai waktu, jumlah dan mutu yang dibutuhkan, dll.

X. 6. KARAKTERISTIK PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

          Sistem manajemen dalam sebuah organisasi haruslah mengembangkan suatu system pengendalian yang sesuai dengan operasional organisasi agar system itu efektif.  Suatu system pengendalian yang efektif memiliki karakteristik umum sebagai berikut :

1. Sebuah focus pada titik-titik Kritis. Misalnya pengendalian diterapkan yang menetapkan pada  titik titik kesalahan mana yang tidak dapat ditoleransi atau pada batas-batas mana biaya yang dikeluarkan tidak boleh melebihi ambang yang ditetapkan. Titik-titik kritis ini meliputi seluruh area operasional organisasi yang dipandang memiliki pengaruh langsung pada keberhasilan organisasi atau yang  merupakan titik kunci operasional organisasi
2. Terintegrasi pada proses yang berjalan. Pengendalian yang efektif haruslah disusun terintegrasi dengan pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan, jangan justru menjadi gangguan. Misalnya control pengeluaran dana yang harus ditanda-tangani 3 pejabat (kepala bagian ybs, kepala bagian keuangan dan Manajer) tujuannya untuk mencegah penyelewengan, dapat menjadi hambatan manakala salah satu diantaranya tidak berada di tempat, manakala dalam system ybs tidak menetapkan kasus pengecualian.
3. Sistem pengendalian diterima oleh karyawan. Pengendalian yang bertujuan baik bisa ditanggapi sebagai memata-matai dan menimbulkan iklim ketidak-percayaan manakala system yang ditetapkan tidak dikomunikasikan atau caranya tidak setujui oleh karyawan. Misalnya untuk mengawasi pelaksanaan perkuliahan di ditunjuk dosen-dosen tertentu untuk memantau absensi dan kelas yang bersangkutan, bahkan kadang ikut masuk ke dalam perkuliahan yang sedang berlangsung.
4. Mampu memberikan informasi saat dibutuhkan. Sistem pengendalian yang efektif mencakup informasi semua pelaksanaan pekerjaan pokok yang dibutuhkan, misalnya mampu memberi informasi mengenai deadline tugas, waktu penyelesaian, biaya yang diperlukan dan telah dikeluarkan, prioritas yang harus dan telah dilaksanakan pada saat dibutuhkan (sebelum, selama dan sesudah proses berlangsung).
5.  Layak secara ekonomi. Sistem pengendalian yang efektif haruslah layak secara ekonomi bagi organisasi yang bersangkutan. Biaya sistem pengendalian (yang bukan saja harga tapi biaya social, dll, misalnya pada contoh poin C) yang ditetapkan haruslah sebanding dengan manfaat yang diperoleh. Misalnya menerapkan Sistem akuntansi modern berbasis computer atau system absensi berbasis sidik jari yang berbiaya tinggi  pada perusahaan kecil justru tidak efektif karena tidak sebanding dengan keuntungan yang diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan untuk system tersebut.
6. Akurat. Sistem pengendalian yang efektif haruslah mampu memberikan data dan informasi yang bermanfaat, terpercaya, valid dan konsisten.

X. 7. TEKNIK-TEKNIK PENGENDALIAN

          Teknik-teknik pengendalian memberikan berbagai jenis dan jumlah informasi tertentu yang dibutuhkan oleh manajemen. Agar informasi tersebut komplit dan konsisten, organisasi seringkali menggunakan dokumen-dokumen standar yang didesain untul memberikan informasi tentang keuanga, atau apa saja tergantung jenis dan besaran operasional organisasi ybs. Di bawah ini adalah beberapa teknik pengendalian yang biasa digunakan dalam organisasi saat ini.

X.7.1.  Pengendalian Keuangan

Laporan keuangan digunakan untuk menelusuri nilai uang dari barang dan jasa yang masuk dan keluar organisasi. Laporan dapat memberikan sarana untuk memonitor tiga kondisi utama keuangan suatu organisasi.

a.    Likuiditas : kemampuan untuk mengubah aktiva menjadi uang tunai agar dapat memenuhi kebutuhan serta kewajiban keuangan jangka pendek.

b.    Kondisi umum keuangan : keseimbangan jangka panjang antara hutang dan kekayaan (sisa aktiva sesudah dikurangi hutang)

c.    Profitabilitas : kemapuan untuk mencetak laba secara tetap dan selama satu kurun waktu yang panjang.

Laporan keuangan digunakan mengevaluasi kerja suatu organisasi. Laporan keuangan dibuat dalam kurun waktu tertentu, misalnya tiap bulan, triwulan, atau satu tahun. Laporan keuangan yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi adalah laporan rugi-laba, neraca, dan laporan arus kas.

X.7.2. Pengendalian Anggaran

          Anggaran merupakan perkiraan seberapa besar pengeluaran organisasi dan seberapa besar pendapatan yang akan diterima dalam satu periode waktu. Jumlah masing-masing item pengeluaran dan pendapatan tergantung pada aktifitas utama yang dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan. Anggaran selain berfungsi sebagai perencanaan juga sebagai alat kontrol yang sangat penting bagi manajer  terutama dalam pengendalian pengeluaran organisasi. Misalkan berapa besar pengeluaran maksimal yang diperkenankan untuk telepon, listrik dan berbagai pengeluaran operasional lainnya agar pengeluaran tidak melampaui batas maksimal atau jika mungkin bahkan dapat dihemat.

          Penentuan alokasi anggaran bisa hanya disusun oleh manajer (top-down budgeting) bagi masing-masing unit organisasi, bisa juga disusun dan diajukan oleh masing-masing unit kerja (bottom-up budgeting) untuk mendapatkan persetujuan atasan.   

X.7.3. Pengendalian Pemasaran

            Pengawasan pemasaran ini dilakukan untuk memonitor perkembangan pencapaian kepuasan pelanggan atas produk (barang, jasa), layanan, harga dan penyampaian produk tersebut. Berikut ini beberapa contoh yang digunakan untuk mengevaluasi fungsi pemasaran yang dilakukan oleh organisasi.

d.        Riset Pemasaran. Riset pemasaran mampu menggambarkan seberapa baik produk organisasi dapat memenuhi harapan konsumen, mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan konsumen dan juga dapat memetakan kekuatan pesaing.

e.         Uji Pemasaran. Merupakan upaya pemasaran dalam skala kecil untuk mengukur penerimaan pasar atas produk yang ditawarkan. Biasanya dilakukan melalui survey pada kelompok-kelompok sasaran yang dituju. Uji pemasaran ini bermanfaat untuk mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan secara umum sebelum produk dipasarkan dan mencari tahu apa yang mempengaruhi keputusan konsumen untuk membeli.

f.         Statistik Pemasaran. Manfaatnya untuk mengukur kinerja pemasaran melalui kompilasi data komputer yang kemudian dianalisis untuk mengetahui rasio pemasaran, dengan mengukur keuntungan, aktifitas, pangsa pasar yang dimiliki, dlsb

Kendati pengendalian pasar ini cukup penting bagi organisasi yang memiliki produk, namun seringkali kurang diperhatikan oleh manajer kecuali jika terjadi penetrasi pasar oleh pesaing baru atau penurunan pangsa pasar. Padahal jika penegndalian pasar ini dievaluasi secara reguler, akan mengurangi permasalahan yang timbul dalam pemasaran.

X.7.4. Pengendalian Sumberdaya Manusia

          Pengendalian sumberdaya manusia membantu manajer untuk memantau kualitas dan kinerja karyawan. Pengendalian ini bisanya berbentuk penilaian kinerja, disiplin kerja, dan pengamatan terhadap pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari, serta kebutuhan pelatihan bagi karyawan. Pengendalian terhadap sumberdaya manusia ini hal yang krusial karena mutu tenaga kerja mempengaruhi efektifitas kinerja organisasi secara keseluruhan. Pengendalian sumberdaya manusia dibahas lebih mendalam pada bab Staffing dan MSDM.

X.7.4. Pengendalian Informasi dan Komputer

          Hampir semua organisasi – seterbuka apapun manajemennya, pasti memiliki informasi yang sensitive dan bersifat rahasia (confidential)  yang tak dimaksudkan menjadi pengetahuan umum bagi seluruh karyawannya. Beberapa informasi mengenai keuangan perusahaan, penilaian kinerja karyawan termasuk diantaranya. Pada masa teknologi informasi seperti saat ini, dimana penggunaan computer sudah sangat meluas bahkan dihubungkan dengan jaringan internet dan jaringan interkoneksi antar bagian (LAN), control akses terhadap data base computer adalah penting.  Berbagai informasi penting mengenai organisasi yang tersimpan dalam data base, sehingga apabila aksesnya tidak diawasi justru dapat merugikan organisasi, terutama jika datanya disalahgunakan atau dihilangkan.

 Penggunaan computer memang sangat membantu kelancaran kerja terutama jika harus melakukan interaksi dalam pertukaran informasi dan data. Namun akses terhadap data base tetap harus dijaga agar hanya yang berkepentinganlah yang dapat mengaksesnya. Selain mengawasi akses terhadap data base, banyak juga perusahaan yang dapat memantau penggunaan computer oleh karyawannya melalui jaringan yang terintegrasi. Manajer dapat memantau apakah karyawanyang sedang menggunakan computer tengah bekerja atau mengakses internet demi kepentingan pribadi (buka facebook, friendster, dlsb).